การควบคุมงบประมาณเป็นหัวใจสำคัญของการบริหารโครงการ รับเหมาก่อสร้าง เพื่อให้แน่ใจว่าโครงการจะแล้วเสร็จตามแผนและไม่เกินงบประมาณที่กำหนดไว้ ซึ่งมีเคล็ดลับที่ ผู้รับเหมา สามารถนำไปปรับใช้ได้ดังนี้
- วางแผนและจัดทำงบประมาณโครงการอย่างละเอียด
1.1 แยกย่อยงานก่อสร้างออกเป็นหมวดหมู่หรือกิจกรรม และประมาณการต้นทุนค่าวัสดุ ค่าแรง ค่าเครื่องจักร และค่าใช้จ่ายอื่นๆ ในแต่ละส่วนอย่างละเอียด
1.2 คำนึงถึงค่าใช้จ่ายทางอ้อมและเผื่อเหลือเผื่อขาด เช่น ค่าขนส่ง ค่าประกันภัย ค่าภาษี ค่าบริหารจัดการ และค่าใช้จ่ายฉุกเฉิน
1.3 ทบทวนและปรับปรุงงบประมาณให้สอดคล้องกับแบบก่อสร้างและข้อกำหนดที่เป็นปัจจุบัน โดยอาศัยข้อมูลต้นทุนจากโครงการในอดีตและราคาตลาด - มีระบบจัดซื้อจัดจ้างและบริหารสัญญาที่มีประสิทธิภาพ
2.1 วางแผนการจัดซื้อจัดจ้างล่วงหน้า โดยจัดกลุ่มและกำหนดปริมาณวัสดุ อุปกรณ์ และบริการที่ต้องการในแต่ละช่วงของโครงการ
2.2 เปรียบเทียบราคาและเงื่อนไขจากผู้จำหน่ายหรือ ผู้รับเหมา ช่วงหลายราย เพื่อเลือกข้อเสนอที่เหมาะสมและประหยัดที่สุด
2.3 จัดทำสัญญาและข้อตกลงที่ชัดเจน กำหนดค่าปรับและเงื่อนไขในกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงปริมาณหรือราคาวัสดุ เพื่อป้องกันความเสี่ยงจากความผันผวน - ตรวจสอบและควบคุมปริมาณงานอย่างเข้มงวด
3.1 จัดให้มีการตรวจวัดปริมาณงานและรับรองผลงานที่แล้วเสร็จโดยผู้ควบคุมงานหรือตัวแทนเป็นระยะ เพื่อยืนยันปริมาณงานที่ทำได้จริง
3.2 เปรียบเทียบปริมาณงานที่ทำได้จริงกับปริมาณงานตามแผนและงบประมาณ เพื่อวิเคราะห์ความคืบหน้าและความคลาดเคลื่อนของโครงการ
3.3 ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ เช่น ซอฟต์แวร์บริหารโครงการหรือแอปพลิเคชั่นมือถือ เข้ามาช่วยในการเก็บข้อมูลและควบคุมปริมาณงานแบบเรียลไทม์ - ติดตามต้นทุนและค่าใช้จ่ายตลอดระยะเวลาโครงการ
4.1 จัดทำรายงานต้นทุนและค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริงเป็นประจำทุกสัปดาห์หรือทุกเดือน โดยแยกตามหมวดหมู่และเปรียบเทียบกับงบประมาณที่ตั้งไว้
4.2 วิเคราะห์สาเหตุของต้นทุนหรือค่าใช้จ่ายที่สูงกว่าหรือต่ำกว่างบประมาณ และหาแนวทางปรับแผนเพื่อควบคุมต้นทุนให้อยู่ในกรอบ
4.3 คาดการณ์ต้นทุนที่จะเกิดขึ้นในอนาคตจนกว่าจะจบโครงการ (Cost to Complete) เพื่อประเมินสถานะงบประมาณโดยรวมและความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น - บริหารการเปลี่ยนแปลงและสั่งงานเพิ่ม-ลดอย่างระมัดระวัง
5.1 กำหนดขั้นตอนและผู้มีอำนาจในการอนุมัติการเปลี่ยนแปลงแบบหรือสั่งงานเพิ่ม-ลดให้ชัดเจน พร้อมแบบฟอร์มบันทึกและลงนามเป็นลายลักษณ์อักษร
5.2 ประเมินผลกระทบด้านต้นทุนและระยะเวลาที่จะเกิดขึ้นจากการเปลี่ยนแปลงแต่ละครั้ง ก่อนตัดสินใจอนุมัติหรือปฏิเสธคำขอ
5.3 ตรวจสอบเงื่อนไขและสิทธิในสัญญาเกี่ยวกับการสั่งงานเพิ่ม-ลด เพื่อคำนวณมูลค่าและวิธีการชดเชยที่เหมาะสม ป้องกันข้อพิพาทที่อาจเกิดขึ้น - ส่งเสริมการสื่อสารและประสานงานที่ดีภายในทีม
6.1 จัดประชุมติดตามความคืบหน้าของงานและงบประมาณกับทีมงานเป็นประจำ เพื่อรับทราบปัญหาและแลกเปลี่ยนแนวทางแก้ไขร่วมกัน
6.2 ฝึกอบรมพนักงานให้มีความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับงบประมาณ แผนงาน และผลกระทบของการทำงานที่มีต่อโครงการโดยรวม
6.3 สร้างแรงจูงใจให้พนักงานร่วมมือและช่วยกันประหยัดต้นทุน เช่น มอบรางวัลเมื่อทำงานได้ตามเป้าหมาย แชร์ผลกำไรส่วนเกิน เป็นต้น - เตรียมแผนฉุกเฉินและแผนสำรองไว้รองรับ
7.1 ประเมินความเสี่ยงและผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นกับงบประมาณ เช่น อัตราเงินเฟ้อ การขาดแคลนวัสดุ การเปลี่ยนกฎหมาย ภัยธรรมชาติ
7.2 จัดทำแผนฉุกเฉินเพื่อรองรับเหตุการณ์ไม่คาดคิด โดยกำหนดขั้นตอน ผู้รับผิดชอบ และงบประมาณสำรองในการแก้ไขปัญหาแต่ละกรณี
7.3 วางแผนทางเลือกหรือวิธีการทดแทนในกรณีที่ไม่สามารถดำเนินการตามแผนงานหรืองบประมาณเดิมได้ เพื่อสร้างความยืดหยุ่นให้กับโครงการ
การควบคุมงบประมาณเป็นงานท้าทายที่ต้องอาศัยทักษะการวางแผน การติดตามอย่างใกล้ชิด และความร่วมมือของทุกฝ่ายในโครงการ หากสามารถปฏิบัติตามเคล็ดลับข้างต้นได้อย่างมีวินัยและสม่ำเสมอ จะช่วยป้องกันปัญหาบานปลาย ลดความเสี่ยงทางการเงิน และเพิ่มโอกาสในการทำกำไรให้กับ ผู้รับเหมา ได้อย่างยั่งยืน
At-Once เองนั้น เป็น Website รวบรวมรายชื่อบริษัทที่ให้บริการในส่วนต่างๆ รวมถึง บริษัทรับเหมาก่อสร้าง ตกแต่งบ้าน ออกแบบภายใน คุณสามารถเข้ามายัง At-Once เพื่อทำการติดต่อสอบถามกับบริษัทที่คุณสนใจได้ด้วยโดยตรง โดยไม่ผ่านทางเรา ซึ่งทำให้คุณสะดวกต่อการใช้บริการมากที่สุด และ ไม่มีค่าใช้จ่าย ครับ และสามารถติดต่อสอบถามข้อมูลต่างๆได้ที่ Facebook
