วิธีการเขียนเอกสาร Invoice และ Packing List

ในบทความนี้ จะเขียนและอธิบายเกี่ยวกับ วิธีการเขียนเอกสาร Invoice และ Packing list ในการซื้อขายสินค้า ซึ่งการนำเข้าและส่งออกสินค้าในยุคปัจจุบันนั้น จำเป็นจะต้องมีเอกสารต่าง ๆ สำหรับการดำเนินการในหลายๆของภาคส่วน ซึ่งไม่ว่าจะเป็นกรมศุลกากร ท่าเรือ และอื่น ๆ อีกมากมาย

Invoice

เอกสาร Invoice นั้นคือ เอกสารใบแจ้งหนี้ที่จะมาพร้อมกับสินค้า เป็นรายการแยกประเภทสินค้าที่ขายหรือให้บริการ และ จำนวนเงินที่ต้องชำระ ซึ่ง Invoice นั้นถือเป็นเอกสารสำคัญสำหรับผู้ส่งออก ต้องออกให้ผู้นำเข้า เพื่อในการใช้สำหรับคำนวณภาษีในประเทศที่ได้นำเข้าสินค้า และเป็นเอกสารที่ใช้ในการแสดงรายละเอียดสินค้า

วิธีการเขียน Invoice

เอกสาร Invoice จะประกอบด้วยข้อมูลต่างๆที่เป็นภาษาอังกฤษ เช่น ผู้นำเข้า-ผู้ส่งออก รายละเอียดสินค้า ปริมาณ ราคา ชื่อสินค้า รวมไปถึงชื่อเรือและเที่ยวบินที่เราใช้บริการ ในการออกเอกสาร Invoice ควรจะเขียนให้เข้าใจได้ง่ายและต้องตรวจสอบรายละเอียดให้ถูกต้อง ซึ่งจุดหลัก ๆ จะมีดังต่อไปนี้

1. ข้อมูลพื้นฐานในการเขียน
2. ข้อมูลของผู้ส่งออกและลูกค้า จำเป็นที่จะต้องระบุชื่อผู้ส่งออก ชื่อบริษัท ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์รวมถึงชื่อผู้นำเข้าสินค้า ชื่อลูกค้า ชื่อบริษัท ที่อยู่ และ เบอร์โทรศัพท์
3. ต้องระบุเลข Invoice ซึ่งอาจจะใช้เป็นลำดับตัวเลข วันที่ ประเทศของผู้ส่งออกหรือชื่อย่อของบริษัท แต่คุณก็สามารถที่จะเขียนเลขที่ Invoice สามารถปรับเปลี่ยนเป็นรูปแบบใดก็ได้
4. ข้อมูลของเรือและเลขที่เที่ยวบิน ให้ระบุชื่อของ ท่าเรือ สนามบินและประเทศปลายทาง รวมถึงเลขที่เที่ยวบินหรือชื่อเรือ และวันที่ออกเดินทาง
5. เงื่อนไขการขนส่งสินค้า ให้ระบุเทอมในการขนส่งสินค้าเพื่อหลักเลี่ยงปัญหาต่าง ๆ ซึ่งจะเกิดในการขนส่ง
6. รายละเอียดเกี่ยวกับสินค้า จะต้องระบุ สถานที่นำเข้า-ส่งออก ชื่อสินค้า ปริมาณและราคาในสินค้าแต่ละชนิดรวมถึงราคาทั้งหมดของสินค้า เจ้าหน้าที่ศุลกากรเองจะระบุพิกัดสินค้าจากชื่อของสินค้า เราจึงจะต้องจำเป็นระบุรายละเอียดสินค้าให้ชัดเจน

Packing list

คือใบรายการบรรจุหีบห่อ เป็นเอกสารที่ระบุสินค้านั้นว่าสินค้านั้น บรรจุมาแบบไหน พร้อมทั้งบอกไปยัง ปริมาณ น้ำหนัก ขนาด สินค้าในแต่ละกล่อง เอกสารเหล่านี้ เป็นเพียงเอกสารทั่วไปที่จำเป็นต้องรู้ ซึ่งเอกสารเหล่านี้จำเป็นที่จะต้องทราบเป็นอย่างมาก เพราะเป็นพื้นฐานที่ใช้กันตลอด ดังนั้นจะต้องตรวจสอบเอกสารนี้ให้ถูกต้อง และครบถ้วนเสมอ

คำแนะนำในการออกเอกสารนี้ ในการที่ระบุราคาสินค้า จำเป็นและควรอย่างยิ่งที่จะระบุราคาสินค้าตามจริง และห้ามเขียนราคาที่ต่ำกว่า เพื่อที่จะใช้หลักเลี่ยงการจ่ายภาษี ดังนั้นควรให้ความสำคัญกับรายละเอียดสินค้าทุกจุด

วิธีการเขียน Packing list

ในวิธีการเขียน Packing list นั้น ไม่ค่อยมีความแตกต่างจาก Invoice สักเท่าไหร่ สามารถที่จะใช้รูปแบบเดียวกันได้เลย ส่วนที่แตกต่างอาจจะแตกต่างกันเพียงรายละเอียดของสินค้า ซึ่ง Packing list จะระบุขนาด น้ำหนักของสินค้า ทั้งก่อนและหลังบรรจุสินค้า และจะไม่มีการรวมราคาสินค้าในแต่ละชนิดและราคาของสินค้าทั้งหมด

สรุป

การนำเข้าส่งออกสินค้าในยุคปัจจุบัน จำเป็นอย่างมากที่จะต้องมีเอกสารต่าง ๆ สำหรับในการดำเนินการ ซึ่งการทำเอกสาร Invoice และ Packing list เป็นสิ่งที่จำเป็นอย่างมาก ที่จะต้องตรวจสอบความถูกต้องของรายละเอียด